CIRCLE Indonesia (www.circleindonesia.or.id) , sebuah lembaga konsultan yang berbasis di Yogyakarta, saat ini membutuhkan staf admin-keuangan untuk durasi 24 bulan, dengan kemungkinan diperpanjang dan menjadi karyawan tetap bila berprestasi.
Deskripsi tugas terkait dengan Keuangan:
- Melakukan update informasi dari bank tentang fasilitas, penandatangan dan dokumen bank lainnya.
- Bersama Accounting Officer mengecek tagihan tiket pesawat, akomodasi, biaya terjemahan, dll kepada mitra kerja dan melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan.
- Menyiapkan cheque untuk account lembaga dan proyek, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
- Mencatat transaksi harian untuk selanjutnya di-input ke dalam system oleh Accounting Officer.
- Menyiapkan voucher dilampiri bukti/nota pengeluaran untuk men-support laporan keuangan lembaga dan proyek per bulan
- Menyiapkan dan menghitung pembayaran pajak PPH Badan dan PPH 21 (staf dan konsultan serta associate) untuk selanjutnya dilaporkan ke Kantor Pajak Pratama.
- Memproses semua jenis pembayaran (payroll) untuk kepentingan Koperasi CIRCLE Indonesia
- Mengelola seluruh catatan keuangan dan menyimpan/mengarsipnya secara baik dan terpelihara.
- Menyiapkan float untuk konsultan dan associate untuk persiapan perjalanan/travel
- Mencatat transaksi keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran bank dan kas di dalam voucher yang telah disiapkan, serta melampiri dengan bukti dokumen pendukung.
- Mengelola cash control untuk keperluan operational kantor keseluruhan dan proyek serta kegiatan yang sedang dilaksanakan oleh Koperasi CIRCLE Indonesia
- Menyiapkan request untuk keperluan operasional kantor, termasuk gaji, tunjangan, biaya perjalanan, pajak dan biaya kegiatan proyek setiap bulan.
- Membuat laporan proyek serta menyiapkan invoice terkait dengan kegiatan proyek.
- Melaksanakan tugas lain yang relevan diberikan oleh Direktur, seperti:
- Menghadiri pertemuan dengan pihak luar
- Mengikuti pelatihan/kegiatan peningkatan kapasitas lain yang diperlukan, dengan meminta arahan dan berkonsultasi terlebih dahulu dengan Direktur.
- Melakukan perjalanan dan mewakili CIRCLE Indonesia dalam kegiatan jejaring dan lembaga-lembaga lain di luar CIRCLE.
Deskripsi tugas terkait Administrasi:
- Melakukan kegiatan administrative dan office support untuk membantu Direktur, Pengurus dan Pengawas Koperasi CIRCLE Indonesia, seperti mengangkat panggilan telepon, menerima tamu yang datang berkunjung, melakukan pengarsipan dokumen-dokumen dan membantu mem-fax-kan dokumen, serta memback-up data.
- Menyiapkan meeting-meeting dan fasilitas pendukungnya seperti LCD in focus, marker, whiteboard; membantu Direktur menyiapkan agenda/janji dengan para pihak baik internal maupun eksternal.
- Melakukan supervisi dan memberikan arahan kepada Office Assistant
- Mengkoordinasikan dan menyiapkan anggaran dan laporan bulanan terkait kerumah-tanggaan, termasuk menyiapkan ATK dan kebutuhan kantor lainnya.
- Memesankan dan menyiapkan tiket-tiket perjalanan dan akomodasi/hotel untuk Direktur, Pengurus, Pengawas, Konsultan dan Associate, sebagai bagian dari pengaturan perjalanan (travel arrangement).
- Membuka, men-sortir dan mendistribusikan surat-surat/email yang masuk yang tidak bersifat personal & confidential.
- Menyiapkan Laporan Mingguan yang diupdate dalam weekly meeting, untuk melaporkan setiap kemajuan atas tugas yang telah dilaksanakan, termasuk tugas yang dilaksanakan oleh Office Assistant.
- Melaksanakan tugas lain yang relevan diberikan oleh Direktur, seperti:
- Menyiapkan korespondensi/surat resmi, kontrak dan surat tugas konsultan/associate untuk diperiksa lebih lanjut oleh Direktur selaku atasan.
- Menyebarluaskan informasi tentang regular training yang diselenggarakan CIRCLE Indonesia
- Melakukan pembaharuan/update roster konsultan dan rincian honor konsultansi secara berkala serta regular training, serta bahan untuk update website CIRCLE Indonesia.
- Mengikuti pelatihan/kegiatan peningkatan kapasitas lain yang diperlukan, dengan meminta arahan dan berkonsultasi terlebih dahulu dengan Direktur.
- Menghadiri pertemuan dengan pihak luar, termasuk pertemuan dengan Disperindagkop DIY
Kualifikasi:
- Minimum pendidikan D3 di bidang Akuntansi.
- Memiliki pengalaman untuk tugas dan tanggungjawab dibidang administrasi/keuangan minimal 2 tahun.
- Bekerja dengan rapi/tertata, teliti, memiliki inisiatif, dapat dipercaya, tanggap/cekatan dan mampu bekerja dalam tim kerja. Akan lebih baik jika menguasai bahasa Inggris.
- Memiliki kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu/deadline
- Memiliki keahlian mengoperasikan program computer terkait pengelolaan keuangan
- Memiliki pengetahuan tentang perpajakan
DEADLINE:
Kirimkan surat lamaran beserta CV terbaru paling lambat tanggal 19 Desember
2016 ke : hrd.circleindo06@gmail.com
Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi
CIRCLE Indonesia
Office: Jl Wijaya Kusuma 111, Kutu Dukuh, Sinduadi,
Mlati, Sleman, Yogyakarta-55284
Indonesia
Tlp/fax: +62 274 623896